Zásady zpracování osobních údajů

Kopečná 231/10, Brno 602 00 | IČ: 27759725 | DIČ: CZ 27759725

(dále jako „Zásady“)

Úvodní články

  1. Osobní údaje jsou jakékoli informace, které se týkají konkrétní fyzické osoby a samostatně nebo dohromady s jinými informacemi mohou vést k identifikaci této osoby.
    Zpracováním osobních údajů je jakékoli nakládání s osobními údaji, např. jejich shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoli jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.
  2. Společnost Insolvence 2008, a.s., Kopečná 231/10, 602 00 Brno, IČO: 27759725, DIČ: CZ 27759725, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Brně pod sp. zn. B 5278, webové stránky: www.insolvencnispravce.info, www.insolvencnizona.cz, při různých příležitostech získává osobní údaje od svých zákazníků, uchazečů o zaměstnání a dalších osob. Protože společnost Insolvence 2008, a.s. rozhoduje o tom, jak tyto osobní údaje využije při své činnosti, a dále s nimi pracuje (zpracovává je), je tzv. správcem osobních údajů (společnost Insolvence 2008, a.s. tedy dále jako „Správce“).
  3. Tyto Zásady upravují způsob, jakým Správce nakládá s různými osobními údaji, komu tyto osobní údaje může dále předat a jak dlouho je uchovává, a dále informují, jaká jsou práva osob, jejichž osobní údaje Správce zpracovává. Tyto Zásady se nevztahují na případy, kdy je zpracování osobních údajů součástí uzavřené smlouvy se zákazníkem či smluvním partnerem a dále na případy, kdy se zpracování osobních údajů řídí jiným samostatným dokumentem (např. v případě softwaru poskytovaného insolvenčním správcům jsou samostatné zásady zpracování osobních údajů dostupné přímo v tomto softwaru).

Školení, semináře, konference

  1. Správce zpracovává osobní údaje osob, které se účastní školení, semináře nebo konference, které pořádá Správce.
  2. Právním základem zpracování osobních údajů je:
    • splnění smlouvy, kterou Správce s účastníkem (případně zaměstnavatelem účastníka) uzavřeli (zajištění účasti na pořádané akci, informace o případných změnách, poskytnutí materiálů a dalších výstupů této akce atd.),
    • splnění právních povinností (zejména vystavení faktury za účast na pořádané akci a s tím spojené daňové povinnosti Správce),
    • oprávněné zájmy Správce (zveřejnění fotografie z pořádané akce, na které je
      zachycen konkrétní účastník, na webových stránkách či sociálních sítích Správce, případně také vymáhání jakýchkoli nároků vůči účastníkům akce). Účelem zpracování osobních údajů je poskytnutí objednaných služeb, tj. umožnění účasti na školení, semináři či konferenci, které pořádá Správce, vystavení faktury a případné sdílení záznamů z těchto akcí.
  3. Správce zpracovává osobní údaje, které účastník uvede při registraci na akci pořádanou Správcem, nebo které Správce získá při následné komunikaci účastníkem či při jeho samotné účasti na dané akci. Zejména se bude jednat o jméno, příjmení, IČO, adresu, emailovou adresu, telefonní číslo, číslo bankovního účtu a záznamy účastníků pořízené na akcích pořádaných Správcem.
  4. Správce zpracovává osobní údaje účastníků jím pořádaných akcí:
    • po dobu 10 let od přihlášení na akci pořádanou Správcem (zejména pro případnou ochranu oprávněných zájmů Správce i účastníků, např. pro případné reklamace nebo jiné spory), a/nebo
    • po dobu nezbytnou k plnění archivačních povinností podle platných právních předpisů (např. zákona o účetnictví, zákon o archivnictví a spisové službě, zákon o dani z přidané hodnoty atd.).
  5. Na akcích pořádaných Správcem mohou být pořizovány fotografie, videa či další záznamy účastníků a průběhu akce, které Správce následně sdílí s účastníky těchto akcí a/nebo je využívá k propagaci svých služeb na svých webových stránkách a sociálních sítích.
    Důvodem využívání fotografií a videí k těmto účelům je oprávněný zájem Správce.

Dotaz nebo nezávazná poptávka

  1. Správce zpracovává osobní údaje osob, které se na něj obrátí s dotazem nebo nezávaznou poptávkou jeho služeb (ať už přes webové stránky, sociální sítě nebo prostřednictvím emailu). Tyto osobní údaje Správce potřebuje, aby mohl dotaz zodpovědět nebo připravit a doručit nabídku služeb podle konkrétní poptávky.
  2. Právním základem zpracování osobních údajů je splnění smlouvy (zpracování je nezbytné pro uzavření smlouvy či poskytnutí služby). Účelem zpracování osobních údajů je poskytnutí odpovědi na zaslané dotazy, případně vytvoření nabídky na poskytnutí poptávaných služeb a následné uzavření smlouvy s poptávajícím.
  3. Správce zpracovává osobní údaje, které získá spolu se zaslaným dotazem nebo nezávaznou poptávkou a v komunikaci navazující na ně. Obvykle to bude jméno a příjmení, telefonní číslo, emailová adresa, IČO (u fyzických osob podnikajících) atd.
  4. Pokud výsledkem dotazu nebo poptávky není uzavření smlouvy, Správce zpracovává osobní údaje nejdéle 1 rok od posledního kontaktu s osobou, která mu dotaz či poptávku zaslala.

Zájemci o zaměstnání

  1. Správce při obsazování volných pracovních pozic pracuje s údaji zájemců o tyto pracovní pozice, kteří se přihlásí do výběrového řízení (ať již na webových stránkách Správce, na jeho sociálních sítích nebo přes některý z pracovních portálů), případně také s údaji, které získá mimo výběrová řízení (zejména v případech, kdy zájemce přímo osloví Správce) nebo které eviduje ve vlastní databázi.
  2. Po dobu, kdy probíhá výběrové řízení na obsazení volné pracovní pozice, je právním základem zpracování splnění smlouvy (zpracování je nezbytné pro uzavření smlouvy), po ukončení výběrového řízení zpracovává Správce tyto osobní údaje z důvodu svého oprávněného zájmu (zejména pro případné prokázání, že výběrové řízení proběhlo transparentně a v souladu se zákonem). Pokud dal zájemce o zaměstnání Správci souhlas se zařazením svých osobních údajů do databáze Správce, ve které Správce eviduje zajímavé kontakty z ukončených výběrových řízení, je právním základem zpracování osobních údajů právě tento souhlas. Účelem zpracování osobních údajů je vyhledání nejvhodnějšího kandidáta na obsazení volné pracovní pozice a uzavření příslušné smlouvy.
  3. Správce za účelem vyhledání nejvhodnějšího kandidáta na obsazení volné pracovní pozice a uzavření příslušné smlouvy zpracovává osobní údaje, které mu zájemci o zaměstnání poskytnou ve svém životopise, motivačním dopise, na pracovním pohovoru a při jakékoli další komunikaci se Správcem. Obvykle to bude jméno a příjmení, datum narození, adresa, telefonní číslo, emailová adresa, vzdělání, pracovní zkušenosti, fotografie atd.
  4. Správce tyto osobní údaje zpracovává:
    •  po celou dobu, kdy běží výběrové řízení na obsazení volné pracovní pozice až do okamžiku, kdy Správce podepíše s vybraným zájemcem smlouvu, a ještě šest měsíců poté,
    • po dobu tří let od udělení souhlasu, že Správce může zájemce o zaměstnání zařadit do své interní databáze a v budoucnu jej kontaktovat s nabídkou na účast v dalším výběrovém řízení nebo přímo s nabídkou zaměstnání.
  5. Souhlas se zařazením do databáze Správce je možné kdykoli odvolat, a to na emailové adrese: info@insolvence.as

Newslettery

  1. Správce své zákazníky (odběratele služeb, účastníky školení, seminářů, konferencí a podobných akcí pořádaných Správcem) a osoby, které ho o to požádají prostřednictvím webových stránek Správce (tj. přihlásí se k odběru newsletterů a udělí Správci souhlas se zpracováním osobních údajů), pravidelně informuje prostřednictvím emailových zpráv o svých produktech a nově vypsaných seminářích, školeních, konferencích nebo jiných akcích.Správce dále svým zákazníkům a dalším osobám, jejichž údaje je možné získat z veřejných rejstříků (v případě Správce se jedná o osoby vykonávající funkci insolvenčního správce), zasílá informace o novinkách popsaných v předchozí větě v tištěné podobě prostřednictvím poštovních zásilek doručovaných zpravidla na adresu sídla těchto osob.
  2. Právním základem zpracování osobních údajů je u zákazníků a dalších osob, kterým se zasílají informace o novinkách u Správce v tištěné podobě oprávněný zájem Správce, u ostatních osob, které se samy k odběru přihlásí, je to jejich souhlas se zpracováním osobních údajů.
    Účelem zpracování osobních údajů je zasílání newsletterů (informací o novinkách v portfoliu Správce).
  3. Správce za účelem zasílání newsletterů zpracovává tyto osobní údaje:
    • u zákazníků a osob, kterým Správce zasílá informace o novinkách v tištěné
      podobě, zpracovává Správce tyto osobní údaje: emailovou adresu, jméno,
      příjmení, akademický titul, případně také adresu sídla (jsou-li newslettery
      zasílány poštou),
    • u osob, které se prostřednictvím webových stránek přihlásí k odběru novinek
      (newsletterů), zpracovává Správce pouze jejich emailové adresy.
  4. Správce tyto osobní údaje za účelem zasílání newsletterů zpracovává:
    • u zákazníků po celou dobu, kdy je daná osoba zákazníkem Správce, a ještě tři roky poté, co spolupráce skončila,
    • u osob, kterým zasílá newslettery v tištěné podobě, po dobu, kdy jsou tyto údaje součástí veřejných rejstříků (pokud tyto osoby dříve nepožádají Správce o zrušení zasílání newsletterů a výmaz osobních údajů),
    • jinak po dobu tří let ode dne, kdy došlo k přihlášení k odběru newsletterů a udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů.
  5. Odběr newsletterů lze kdykoli zrušit takto:
    • kliknutím na odhlašovací odkaz v patičce emailu, jedná-li se o newslettery zasílané emailovou zprávou; odběr newsletterů je tím automaticky zrušen.
    • zasláním žádosti o zrušení odběru newsletterů na emailovou adresu: info@insolvence.as; Správce v takovém případě bezodkladně zajistí zrušení odběru newsletterů.
    • Pokud jsou newslettery zasílány na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů, zrušení odběru newsletterů se považuje za odvolání tohoto souhlasu.

Cookies

  1. Cookies jsou malé soubory, které internetové stránky (včetně webových stránek Správce) posílají internetovému prohlížeči návštěvníka stránky a tento internetový prohlížeč je pak ukládá do počítače nebo mobilního zařízení návštěvníka stránky. Internetové stránky díky tomu správně fungují a při další návštěvě si pamatují nastavení a preference návštěvníka (funkční cookies) a přizpůsobí mu prostředí a reklamu (marketingové cookies), nebo třeba měří návštěvnost konkrétních internetových stránek (statistické cookies).
  2. Webové stránky Správce využívají zejména funkční a statistické cookies.
  3. Měření, které provádí cookies na webových stránkách Správce, funguje tak, že sbírá osobní údaje, které neumožňují identifikaci konkrétní osoby.
  4. Právním základem zpracování cookies na webových stránkách Správce je zpravidla oprávněný zájem Správce (zachování funkčnosti webových stránek Správce, měření jejich návštěvnosti a vytváření statistik), může to být i souhlas návštěvníka, který lze prostřednictvím internetového prohlížeče vždy odvolat (přizpůsobení reklamy a jejího cílení). Účelem zpracování cookies je správné fungování webových stránek Správce, měření návštěvnosti a vytváření statistik a přizpůsobení reklamy a jejího cílení konkrétnímu návštěvníkovi.
  5. Na webových stránkách shromažďuje Správce tyto cookies (v závorce vždy doba uchování cookies):
    • Google – _ga (2 roky), _gat (1 minuta), _gid (24 hodin), IDE (1 rok), IP_JAR
      (2 měsíce), CONSENT (20 let), NID (6 měsíců), _GRECAPTCHA (session),
    • HotJar – _hjAbsoluteSessionInProgress (session), _hjTLDTest (session), _hjid
      (1 rok), _hjIncludedInPageviewSample (30 min)
    • leady.cz – leady_session_id (session), C (1 rok)
    • ostatní – PHPSESSID (session), JCS_INENREF (1 minuta), JCS_INENTIM
      (1 minuta), _wpss_h_ (1 minuta), _wpss_p_ (1 minuta), testCookie (30 sec.).
      Doba uchování session = cookies se vymažou po zavření prohlížeče.
  6. Používání cookies je možné upravit v nastavení internetového prohlížeče (zvolit, na jakých internetových stránkách cookies povolit, či blokovat, případně veškeré dosud uložené cookies vymazat, nastavit režim, který neumožňuje sbírání údajů o chování atd.).

Další zpracovatelé

  1. K osobním údajům, které Správce podle těchto Zásad zpracovává, mohou mít také přístup také tyto subjekty:
    • společnost GRiT, s.r.o., IČO: 277 59 725, která vede účetní agendu Správce,
    • smluvní partneři Správce a externí odborníci (IT, fotografové, grafici, marketingoví specialisté atd.), kteří dodávají Správci služby (případně vybavení) nezbytné pro řádné poskytování služeb zákazníkům Správce a fungování webových stránek,
    • poradci Správce (advokáti, daňoví poradci atd.),
    • společnost The Rocket Science Group LLC (poskytovatel software Mailchimp, přes který Správce zasílá své newslettery); tato společnost sídlí v USA, dochází tedy k předávání osobních údajů mimo EU – společnost se ale zavázala dodržovat dohodu Privacy Shield, osobní údaje jsou tedy z její strany řádně zabezpečeny,
    • společnosti, jejichž cookies Správce využívá zejména pro statistické a marketingové účely (společnost Google Ireland Limited, registrační číslo: 368047, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irsko, společnost Hotjar Limited, St Julian’s Business Centre, 3, Elia Zammit Street, St Julian’s STJ 1000, Malta, společnost IMPER CZ s.r.o., IČO: 285 47 888, se sídlem Nádražní 762/32, Smíchov, 150 00 Praha 5),
    • státní orgány, které si je vyžádají, nebo kterým je Správce povinen takové údaje předávat (soudy, úřady).

Tyto subjekty zajišťují vysokou úroveň ochrany osobních údajů vyžadovanou Správcem i příslušnými právními předpisy.

Práva subjektů údajů

  1. Osoby, jejichž údaje Správce zpracovává (subjekty údajů), mají v souvislosti se zpracováním těchto osobních údajů tato práva (v rozsahu stanoveném nařízením GDPR):
    • právo na přístup (tj. právo na informace o osobních údajích),
    • právo na opravu (tj. právo na opravu osobních údajů, pokud se změní, nebo nejsou správné),
    • právo na výmaz (tj. právo na vymazání některých osobních údajů),
    • právo na omezení zpracování (tj. právo na přerušení zpracování na dobu, než se vyřeší sporná otázka ohledně osobních údajů),
    • právo na přenositelnost (tj. právo na předání osobních údajů ve strojově čitelné podobě),
    • právo vznést námitku (tj. právo žádat, aby se nezpracovávaly osobní údaje pro účely oprávněných zájmů).
      Tato práva je možné uplatnit u:
      Mgr. Tomáš Valášek, tel.: 517 075 031, email: info@insolvence.as
  2. Žádosti o uplatnění práva Správce vyřídí bez zbytečných odkladů. Ze zákona na to má měsíc od přijetí žádosti (u těch nejsložitějších případů může Správce tuto lhůtu
    prodloužit ještě o dva měsíce). Kopečná 231/10, Brno 602 00 | IČ: 27759725 | DIČ: CZ 277597253. V případě podezření, že Správce s osobními údaji nakládá v rozporu s právními předpisy, je možné se také obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů
    (https://www.uoou.cz).

Závěrečné články

  1. Zpracování osobních údajů upravují hlavně tyto právní předpisy:
    • nařízení (EU) 2016/679 (GDPR),
    • zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů,
    • zákon č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích.
  2. Tato verze Zásad nabývá účinnosti dne 4. 8. 2021.
  3. Každou další verzi Zásad zveřejní Správce na svých webových stránkách.

V Brně dne 4. 8. 2021

Cílem projektu je rozšířit systém Insolvenční správce o nové funkce. Název projektu: Další technologický         i funkční rozvoj informačního systému Insolvenční správce, registrační číslo CZ.01.4.04/0.0/0.0/16_076/0009421

Kontakt